Dalam dunia akademik, penolakan proposal hibah/ grant adalah hal yang biasa. Penolakan tidak selalu berarti pertanda minimnya kualitas substantif dari proposal kita. Ada beberapa faktor yang menyebabkan proposal hibah yang sebenarnya cukup berkualitas, namun tetap tidak mendapatkan pendanaan. Bisa jadi karena tingkat kompetisinya sangat ketat/ tinggi, bisa pula perubahan arah fokus kebijakan dari pemberi dana, dan bisa pula karena keterbatasan ruang fiskal pendanaan yang menyebabkan “kuotanya” menjadi terbatas. Dengan memahami dinamika ini, maka penolakan proposal dapat kita baca sebagai momen untuk introspeksi, untuk kemudian mengambil langkah strategis berikutnya, bukan kemudian menjadi alasan untuk terus larut dalam kekecewaan.
Ketika mendapatkan email: “Dengan berat hati, kami informasikan bahwa proposal anda yang berjudul……”. Bagi dosen maupun peneliti, kalimat tersebut terasa begitu pahit. Pintu rencana kegiatan riset seperti tertutup rapat. Padahal, dalam ekosistem pendanaan riset yang semakin kompetitif, penolakan adalah pengalaman yang harus dilalui. Justru di situlah letak pelajarannya. penolakan bukanlah vonis akhir, melainkan sebuah proses pembelajaran yang tak terelakan.
Perlunya Apresiasi dan Membuka Ruang Dialog
Penolakan memang terasa menyakitkan, dan disitulah sikap kedewasaan kita diuji. Email penolakan perlu kita respon dengan bijak. Kita perlu membalas email penolakan dengan ucapan terima kasih dan apresiasi yang tulus dan ringkas. Hal itu bukanlah bentuk basa-basi, tetapi bukti sikap profesional. Cara berkomunikasi yang baik akan menjaga hubungan relasi dengan pemberi dana dalam jangka panjang. Hubungan relasi ini kerap menjadi pertimbangan krusial dalam seleksi proposal untuk batch berikutnya.
Jika kanal feedback tersedia, kita bisa meminta masukan serta saran yang konstruktif. Ajukan pertanyaan yang spesifik agar jawaban yang keluar juga tepat sasaran. Misalnya: seberapa kompetitif ajuan proposal yang diterima diantara para pengusul? Pada bagian mana yang paling lemah dan perlu diperbaiki menurut reviewer? serta apakah pengajuan ulang (resubmission) memungkinkan pada batch berikutnya? Pertanyaan diagnostik yang detail seperti ini akan jauh lebih membantu daripada pertanyaan general seperti “Apa yang salah dengan proposal saya?”
Perlunya Post-mortem secara internal
Setelah komunikasi eksternal (pihak pemberi dana) dilakukan, tahap berikutnya adalah “post-mortem” secara internal. Beberapa tim riset kadang melewatkan langkah ini karena ingin segera berpindah ke tugas lainnya. Padahal, rapat evaluasi yang runut selama 60–90 menit, bisa menghemat berminggu-minggu pekerjaan pada pengajuan proposal berikutnya, setelah mendapatkan insight baru dari hasil diskusi.
Beberapa langkah selanjutnya yang perlu dilakukan: perlunya mencatat beberapa hal yang menjadi penyebab penolakan (jika ada), rangkum feedback yang telah diberikan reviewer, dan tetapkan daftar perbaikan. Pisahkan mana yang bersifat teknis dalam penulisan (alur narasi, kejelasan metode, kekuatan justifikasi dll), dan mana yang “urgent” (kesesuaian tema riset yang diprioritaskan pemberi donor), dan mana yang termasuk “kapasitas tim” (kesiapan implementasi, kemitraan, atau rekam jejak/ portofolio anggota).
Perlunya Audit dua ranah: Kesesuaian Tema Riset dan Kebaruan
Evaluasi proposal sebaiknya dibagi menjadi dua ranah pokok.
Pertama, kesesuaian tema riset (fit): apakah topik, scope, mitra, serta jenis dukungan yang diminta betul-betul selaras dengan mandat yang diberikan pemberi donor? Banyak proposal yang sebenarnya cukup baik dan berkualitas, tetapi kemudian gugur dalam proses seleksi karena tidak sesuai dengan prioritas program.
Kedua, kualitas substantif. Apakah pernyataan masalah berbasis pada literatur dengan data yang kuat? Apakah tujuan dan indikator hasil terukur, metode serta rencana evaluasi tersusun dengan jelas dan apakah jumlah anggaran yang diajukan konsisten dengan narasi output yang dijanjikan? Di titik inilah proposal mendapatkan perhatian reviewer dan menjadi pertimbangan bahwa riset ini layak didanai dan dapat dieksekusi.
Tiga Titik Lemah yang Sering Muncul dalam Proposal
Menurut Geneseo, dari berbagai pengalaman pendanaan, umpan balik reviewer kerap berputar pada tiga hal ini:
1. Urgensi riset dan Relevansi: Tema proposal cakupannya terlalu umum, tidak menunjukkan urgensi mengapa perlu dilakukan saat ini dan relevansi dengan permasalahan saat ini.
2. Monitoring dan evaluasi: Tolak ukur luaran kurang spesifik, indikator tidak terukur dengan jelas, atau tidak ada konsistensi antara kegiatan, luaran dan dampaknya.
3. Anggaran dan Sustainibility: Nilai RAB tidak sinkron dengan rencana kinerja, atau tidak ada kejelasan tentang keberlanjutan program riset setelah pendanaan selesai.
Dengan memperkuat tiga aspek ini dapat meningkatkan posisi tawar dan nilai jual dari proposal yang diajukan, sekaligus memudahkan manajemen riset ketika melakukan evaluasi.
Perlunya menentukan langkah perbaikan dan revisi
Revisi dan resubmission layak untuk dilakukan apabila dirasa ada kesesuaian antara tema yang disyaratkan pendonor dengan substansi proposal yang diajukan. Perbaikan biasanya hanya bersifat teknis dan redaksional. Jika kondisinya seperti ini, maka perlu untuk memperbaiki narasi, memperjelas metodologi, menguatkan indikator, dan merapikan anggaran RAB.
Beralih ke skema pendanaan lain lebih tepat apabila urgensi dan tema penelitian kurang sesuai dengan yang diprioritaskan oleh pendonor. Proposal yang sama bisa jauh lebih kompetitif apabila sejalan dan selaras dengan skema pendanaan.
Redesain program dibutuhkan bila reviewer menilai substansi riset belum cukup kuat atau kapasitas implementasi belum terlalu meyakinkan. Di sini, peneliti perlu berani mengubah desain dan ruang lingkup penelitian, misalnya dengan memfokuskan tema kajian riset, memperkuat kemitraan, menambah bukti pendahuluan, atau menyusun ulang teori perubahan (theory of change).
Relasi tidak berhenti di satu proposal
Penolakan proposal seharusnya tidak memutus komunikasi dan hubungan professional dengan pendonor, reviewer maupun anggota tim yang terlibat. Jika memungkinkan, kirim pembaruan singkat tentang kemajuan riset, hadir di forum yang sama, atau terlibat dalam jejaring yang relevan. Banyak pendonor menilai konsistensi dan kapasitas peneliti bukan hanya dari satu berkas proposal saja.
Rekam Jejak Repositori yang Sering Dilupakan
Pada level individu atau kelompok riset, salah satu langkah yang sering diabaikan adalah perlunya membangun repositori pribadi atau kelompok: menyimpan berbagai versi proposal baik yang diterima maupun ditolak, menyimpan masukan dan komentar para reviewer, bagaimana hasil akhirnya, hingga catatan dalam proses seleksi. Repositori ini akan mengurangi potensi “hilang ingatan” setiap kali tim riset berganti, mempercepat proses pengajuan proposal berikutnya, dan menjadi bahan pembelajaran kolektif bagi peneliti/ dosen ketika nanti mengajukan proposal berikutnya.
Repositori ini juga dapat dipadukan dengan pipeline kesiapan, melist data pendukung yang wajib tersedia (baseline), menyimpan template monitoring dan evaluasi, mengoleksi beberapa variabel indikator, serta standar anggaran (RAB). Dengan begitu, koordinator maupun anggota tim tidak memulai lagi dari nol setiap kali ada panggilan hibah proposal.
Proposal hibah/ grant yang ditolak bukanlah akhir dari sebuah cerita. Ia adalah feedback yang menuntut kedewasaan dan profesionalisme. Setiap peneliti/ dosen harus mampu menjaga etika komunikasi, menjernihkan pikiran dalam setiap evaluasi, dan disiplin dalam memperbaiki kualitas subtansi riset. Perlunya konsistensi untuk terus mengajukan proposal dan pantang menyerah, belajar dari kegagalan dan penolakan, dan merawat hubungan relasi dapat memperbesar peluang di kelak kemudian hari.
Referensi:
- Candid Blog. (n.d.). What to do after your grant proposal rejection: Questions for funders.
- Gov1. (n.d.). Tips for grant post-mortems.
- Instrumentl. (2024, January 26). Sample grant rejection letters: Examples & what to do.
- Investopedia. (2024, October 11). Small business owners need to know these tips to get a business grant.
- SUNY Geneseo. (n.d.). Common reasons grant proposals are rejected.
